ホームページに問い合わせフォームを置いてあるのに、何か月も1件も来ない。「うちのサイトは見られていないんだな」と思っていませんか。
その前に、確かめたほうがいいことがあります。お客さんは送っているのに、あなたに届いていない——これが、実際にそこそこ起こります。ある案件では、フォームからのメールが半年ほど届かないままになっていました。お客さんの画面には「送信しました」と出ていたので、送った側は届いたと思っています。
まず、自分で1通送ってみる
やることは1つです。自分のサイトの問い合わせフォームから、自分で送信する。5分もかかりません。
- お名前・メールアドレスは、ふだん使っている自分のものを入れる
- 本文に「テストです」と書いて送る
- 送信したら、受け取るはずのメールアドレスを開く
ここで大事なのは、お客さんの問い合わせが来るはずのアドレスで確かめることです。作ったときのまま、もう見ていない古いアドレスに設定されている、というのはよくある形です。
受信箱に無かったら、3か所を見る
「来ていない」と決める前に、次の3つを見てください。
- 迷惑メールフォルダ——いちばん多いのがここです
- 自動で振り分けているフォルダ——過去に作った振り分けの条件に引っかかっていることがあります
- ゴミ箱——迷惑メール扱いのまま日数が経つと、こちらに落ちます
迷惑メールフォルダで見つかったなら、それはお客さんからの問い合わせも同じ場所に落ちているということです。放っておくと、そのうち何日かで自動的に消えます。
なぜ、迷惑メール扱いになるのか
難しい話は省きますが、理由はだいたい1つです。
フォームのメールは、お客さんのメールソフトからではなく、あなたのホームページが置いてあるサーバーから送られます。このとき、差出人の欄にお客さんのアドレスが入っていることがあります。受け取る側から見ると「このアドレスの持ち主ではない場所から、その人の名前で届いた」という形になり、なりすましの疑いありと判定されます。
これは、あなたのサイトが怪しいという話ではありません。送り方の設定が、いまのメールの決まりに合っていないだけです。設定を直せば普通に届くようになります。
直すのは、管理している人に頼む
ここから先は、サーバーやメールの設定を触ることになります。ご自身でやろうとして触ると、届いていたメールまで止まることがあるので、作った会社や管理している人に頼んでください。そのまま送れる文面を置いておきます。
お世話になっております。
ホームページのお問い合わせフォームについて、確認をお願いしたいことがあります。先ほど自分でフォームから送信したところ、メールが（届きませんでした ／ 迷惑メールフォルダに入っていました）。お客様からの問い合わせも同じ状態になっている可能性があります。
つきましては、次の3点をご確認いただけますでしょうか。
1. フォームの送信先アドレスが、いま使っているアドレスになっているか
2. メールの送信方法を、なりすまし扱いされない形（SMTP送信）に変更できるか
3. 差出人のアドレスを、当方のドメインのアドレスに変更できるか費用が発生する場合は、金額を先にお知らせください。よろしくお願いいたします。
3つとも、原因の切り分けと直し方に直結する項目です。何を直せばいいか分かっている状態で頼めるので、話が早く済みます。
直したあとも、月に1回は送ってみる
フォームのメールは、何もしていなくても止まります。サーバーの引っ越し、プラグインの更新、メールアドレスの変更——きっかけはいくらでもあります。しかも、止まっても誰も教えてくれません。お客さんの画面には「送信しました」と出たままだからです。
月に1回、自分で1通送る。それだけで、取りこぼしている期間を最長でも1か月に抑えられます。
問い合わせが来ないのを、サイトの力不足のせいにする前に。まず1通、送ってみてください。
